Zásady ochrany osobních údajů

1. Kdo je správce

Správce podniká pod obchodním označením CHIZU. S čímkoli ohledně osobních údajů nám napište na karel@chizu.cz nebo zavolejte na +420 702 059 978. Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali, obracejte se přímo na nás.

2. Kdy jsme správcem a kdy zpracovatelem

Správcem jsme u údajů lidí, kteří nás kontaktují, registrují se do dema, používají aplikaci nebo za klienta jednají (body 3 až 7).

Zpracovatelem jsme u údajů, které zpracováváme pro klienty: rozhovory se zaměstnanci a bývalými zaměstnanci při diagnostice a údaje uchazečů v náboru. Správcem je tam klient (firma, pro kterou pracujeme) a postupujeme podle smlouvy o zpracování osobních údajů (bod 8).

3. Poptávka z webu

Jméno, příjmení, e-mail, firma a nepovinně telefon. Použijeme je, abychom s vámi domluvili schůzku a odpověděli na poptávku. Právní základ: jednání o smlouvě na vaši žádost a náš oprávněný zájem odpovědět (čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR). Pokud z poptávky nevznikne spolupráce, mažeme je automaticky po 24 měsících od odeslání. Newslettery neposíláme.

4. Pozvánka a registrace do dema

Demo otevíráme jen na osobní pozvánku, kterou posíláme lidem, se kterými jsme demo domluvili. Zpracováváme e-mail a jméno pozvaného (máme je od vás, například z jednání), při registraci firmu, IČO, roli a pro ochranu před zneužitím IP adresu a typ prohlížeče. Údaje použijeme k zaslání přístupu a ke kontaktu ohledně dema. Právní základ: poskytnutí dema na vaši žádost a náš oprávněný zájem na bezpečnosti (čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR). Nepoužité pozvánky a registrace bez podepsané dohody mažeme automaticky po 24 měsících.

Dohoda o mlčenlivosti. Před prvním vstupem do plného dema pro partnery podepisujete dohodu o mlčenlivosti a ochraně know-how (u prohlídky se nepodepisuje). Uchováváme její text, vaše jméno, firmu, IČO, čas podpisu a IP adresu, abychom mohli dohodu prokázat. Právní základ: uzavření a plnění smlouvy a ochrana našich práv (čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR). Uchováváme je po dobu trvání dohody (5 let od posledního přístupu) a 3 roky poté, pak se automaticky smažou.

Záznam používání dema (které části otevřete, na co kliknete a jak dlouho v demu jste) pořizujeme jen s vaším samostatným dobrovolným souhlasem (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR), který dáváte zaškrtnutím při registraci. Demo funguje i bez něj. Souhlas můžete kdykoli odvolat e-mailem; záznam pak smažeme. Jinak ho mažeme automaticky po 12 měsících.

5. Uživatelé aplikace

U konzultantů a dalších uživatelů aplikace zpracováváme jméno, e-mail, údaje o přihlášení a historii změn (kdo a kdy co upravil). Slouží k poskytnutí přístupu, k zabezpečení a k dohledání změn. Právní základ: smlouva a oprávněný zájem na bezpečnosti (čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR). Účet trvá po dobu přístupu, historii změn mažeme automaticky po 3 letech.

6. Chat podpory a e-mail

Když nám napíšete do chatu v aplikaci (spouští se jen s vaším souhlasem) nebo e-mailem, zpracujeme obsah zprávy a kontakt, abychom vám odpověděli. Právní základ: oprávněný zájem odpovědět (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Konverzace uchováváme nejvýše 24 měsíců.

7. Klienti a jejich zástupci

Jméno, funkce a kontakt osob, které za klienta jednají, podepisují nebo jsou kontaktní osobou. Slouží k uzavření a plnění smlouvy a k fakturaci. Právní základ: smlouva a plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) GDPR). Smlouvy a účetní doklady uchováváme po dobu, kterou ukládají účetní a daňové předpisy (u dokladů pro DPH 10 let).

8. Údaje, které zpracováváme pro klienty

• Rozhovory při diagnostice. Údaje získáváme od klienta (kontakt na zaměstnance) a z rozhovoru. Rozhovory jsou důvěrné (pseudonymizované): místo jmen používáme označení, klient nedostane individuální odpovědi a ve výstupech neukazujeme skupiny menší než 3 lidé. Původní zápisy a přepisy po zpracování mažeme. Každý respondent dostane před rozhovorem informace a podpisem potvrzuje, že je dostal a účastní se dobrovolně. Údaje z rozhovorů mažeme ve lhůtě sjednané s klientem, zůstanou jen anonymní souhrnné výsledky.
• Uchazeči v náboru. Životopisy a poznámky z pohovorů nám předává klient. Hodnocení s pomocí AI probíhá nad textem životopisu bez jména a kontaktů a o uchazeči vždy rozhoduje člověk u klienta.
• S dotazy a žádostmi k těmto údajům se obracejte na klienta jako správce. Pokud napíšete nám, žádost mu bez odkladu předáme a pomůžeme ji vyřídit.

9. Komu údaje předáváme

Údaje neprodáváme. Předáváme je jen dodavatelům, kteří nám pomáhají službu provozovat, a jen v nezbytném rozsahu:

• Supabase: databáze a přihlašování do aplikace.
• Vercel: provoz webu a aplikace.
• Anthropic: umělá inteligence, která zpracovává texty z rozhovorů a podklady pro vyhodnocení. Podle smluvních podmínek Anthropic se data poslaná přes jeho rozhraní API nepoužívají k trénování modelů.
• Brevo: rozesílání e-mailů (například odkazu do dema), evidence kontaktů z poptávek a chat podpory. Chat se načte, jen když ho sami spustíte.
• Make: předání poptávky z webu do našeho e-mailu.
• Poskytovatel vašeho prohlížeče (Google u Chrome, Apple u Safari), jen když konzultant v aplikaci použije diktování: zvuk se přepisuje na text jeho službou. Před prvním použitím na to aplikace upozorní.
• Účetní a daňový poradce, pokud vedou naše účetnictví, a orgány veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon.

Pokud dodavatel zpracovává údaje mimo Evropský hospodářský prostor (typicky v USA), děje se tak na základě standardních smluvních doložek Evropské komise nebo rozhodnutí o odpovídající ochraně (EU-US Data Privacy Framework).

10. Zabezpečení

Data se přenášejí šifrovaně. Do aplikace se dostanou jen přihlášení uživatelé a každý vidí jen zakázky, ke kterým má přístup. Změny v aplikaci se zaznamenávají. Ukázková data v demu jsou oddělená od skutečných dat klientů.

11. Automatizované rozhodování

Nerozhodujeme o lidech pouze automatizovaně ve smyslu čl. 22 GDPR. Výstupy umělé inteligence slouží jako podklad a rozhoduje vždy člověk.

12. Vaše práva

• přístup ke svým údajům a jejich kopie,
• oprava nepřesných údajů a výmaz údajů, které už nepotřebujeme,
• omezení zpracování a přenesení údajů,
• námitka proti zpracování na základě oprávněného zájmu,
• stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz).

Žádost pošlete na karel@chizu.cz. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce.

13. Cookies

Bez souhlasu používáme jen cookies nutné pro fungování webu a aplikace, žádné analytické ani reklamní. Chat podpory se načte jen s vaším souhlasem. Podrobnosti najdete na stránce Cookies.